Uma ordem de serviço é um registro da forma de contratação e execução do serviço executado pela empresa. O documento que pode orientar a equipe interna durante a execução do serviço, além de manter a administração atenta ao que está em produção dentro da empresa.
A ordem de serviço é um documento tão crucial que as principais empresas organizadas utilizam sistemas de gestão de última geração para poder gerar, controlar e arquivar as O.S de forma eficiente.
Neste artigo mostraremos o modelo de ordem de serviço mais empregado pelas principais empresas modernas e dinâmicas do mercado.
Você verá como é fácil, rápido e fácil de usar para criar e gerenciar ordens de serviço em sua empresa usando um sistema de gestão.
O que é uma ordem de serviço
Uma ordem de serviço é aquele documento interno da empresa que tem como objetivo registrar todos detalhes sobre a prestação de serviço que está sendo contratada pelo cliente.
A partir da ordem de serviço, a administração terá uma visão mais ampla dos setores envolvidos, tendo a capacidade de ordenar e planejar todas as demandas importantes para o atendimento ao cliente.
Uma ordem de serviço – OS – organiza qualquer tipo de atividade em diversos setores, como: oficinas mecânicas, assistência técnica em informática, celulares, confecções, pequenas fábricas de móveis sob medida e muitos outros.
A abertura de ordens de serviço deve ser um procedimento padrão da empresa. A cada novo pedido ou obrigação gerada a partir de uma O.S, deve ser emitida uma ordem de serviço atualizada.
A ordem de serviço será considerada como um mecanismo de comunicação interna em uma empresa, que agiliza o método de preparação da equipe interna com insumos e ferramentas adequadas para a execução do serviço.
Informar o tipo de serviço que poderá ser prestado, mencionando a data de início e término, descrição detalhada dos procedimentos a serem distribuídos (descrição do serviço), além de valores e condições de pagamento que poderão ser apresentados apenas ao cliente e, portanto, à empresa financeiro.
Para que serve uma ordem de serviço?
Uma ordem de serviço, além do que já mencionamos, também permite que os prestadores de serviços demonstrem um maior nível de organização perante os consumidores.
Nada é mais estranho do que contratar um prestador de serviços e sair ‘de mãos vazias’, sem sequer um documento comprovando que você acabou de deixar seu equipamento ou carro sob os cuidados de um especialista e quais reparos você solicitou. Sem falar na questão legal, como o código de defesa do consumidor.
Quando ainda não tínhamos acesso a ferramentas modernas para geração de ordens de serviço, era comum as pequenas empresas não possuírem nenhum registro de pedidos de clientes.
Os serviços eram apenas acertados ‘na palavra’ e também as informações eram armazenadas na memória dos envolvidos. Procedimento amador que, via de regra, acabava gerando atritos entre as partes.
Um grande avanço nesse setor foi a inserção dos famosos blocos de ordens de serviço, que ajudaram de certa forma, já que o cliente não aparecia meses depois exigindo uma garantia que não havia sido acordada, caso em que não havia outra solução para o provedor de serviços. além de tentar encontrar uma O.S antiga e perdida entre dezenas ou muitos blocos de ordens de serviço antigas.
Uma dor de cabeça e uma perda de tempo que, hoje em dia, com os novos sistemas de gestão, simplesmente não existe, pois basta inserir o CPF do cliente ou a placa do veículo para ter acesso a todo ou qualquer O.S gerada para o cliente em poucos segundos.
E isso muitas vezes não é a única vantagem de obter um sistema de pedidos de peças dentro da empresa.
Ao criar uma ordem de serviço nova, já com valores e condições de pagamento, você agiliza a forma de inserir esses valores no financeiro. Sem ter que se preocupar com este detalhe depois de ter fechado a ordem de serviço.
Como funciona uma Ordem de Serviço
Um cliente entra em contato com a empresa solicitando uma cotação para resolver um problema específico, dentro do mesmo módulo de ordem de serviço, a empresa faz o orçamento, com uma descrição detalhada do serviço, além dos valores e condições e formas de pagamento.
Posteriormente, se o cliente aprovar o orçamento, o prestador de serviços retorna na O.S, que possui o status de orçamento, e altera esse status para ‘Aberto’.
Isso significa que dentro de um mesmo módulo de ordem de serviço é possível percorrer todas as fases do atendimento ao cliente, desde a solicitação de orçamento até a conclusão do atendimento e também o fechamento da O.S, quando os valores do serviço são lançados no financeiro e na relação de compras daquele cliente, caso já esteja devidamente cadastrado no sistema (módulo cliente).
Quais são as boas vantagens de obter um sistema de Ordem de serviço para a sua oficina?
Entre os maiores benefícios que um sistema de ordens de serviço oferece ao prestador de serviços são:
– Agilidade no atendimento;
– Organização interna;
– Elimina retrabalho, pois a O.S é integrada ao financeiro;
– Maior controle sobre todos os serviços prestados para cada cliente da empresa.
O que um sistema de ordens de serviço pode fazer pelo seu negócio
– Aumentar o controle sobre todos os departamentos da empresa;
– Evitar que você perca os prazos de conclusão do serviço;
– Aumentar o controle sobre a quantidade de produtividade do negócio;
– Reduzir o desperdício de matéria-prima utilizada nos atendimentos e serviços;
– Melhorar o controle de estoque, já que a ordem de serviço é integrada ao módulo de mercadorias;
– Melhoria do controle de custos da empresa;
– Facilitar os processos de trocas e alterações dentro da ordem de serviço de cada cliente;
– Maior clareza sobre as tarefas que a equipe deve realizar;
– Melhorar a gestão financeira do negócio.
Quais ferramentas e conhecimentos um sistema de pedidos de peças deve fornecer
As funcionalidades que um pedido de peças deve apresentar podem variar dependendo do tipo de serviço oferecido pela empresa.
Mas normalmente, um sistema de ordem de serviço honesto deve conter:
– Numeração do O.S (ordem de serviço);
– Situação do O.S;
– Descrição detalhada do serviço a ser executado;
– Valor de todos os serviços;
– Informações do cliente (nome completo/razão social, CPF-CNPJ, telefone, endereço, e-mail);
– Data de início e término do serviço;
– Valores e forma de pagamento;
– Assinatura do representante corporativo;
– Assinatura do cliente;
– Lugar e data.
Para a ordem de serviço de oficinas mecânica, auto elétrica, motos e oficinas de funilaria e chapeação e pintura, são necessárias mais algumas informações, tais como:
– Dados do veículo como: placa, quilometragem, marca e modelo, ano de fabricação;
– Nome do proprietário ou responsável.
As informações contidas em uma ordem de serviço concedem o status do documento para a O.S, além de facilitar o acesso a informações especiais. Além das informações da empresa prestadora do serviço, como marca da empresa, razão social, CNPJ, endereço, telefone, também são inseridas automaticamente no O.S.
Há pouco tempo, as ordens de serviço eram feitas em blocos de papel, isso gerava alguns inconvenientes como, por exemplo, não haver uma integração entre o setor de vendas/serviços e, portanto, o controle de estoque, além do trabalho de conseguir lançar o serviço valores em uma planilha após o fechamento da ordem, justamente porque também não há integração entre departamentos, como há em um sistema integrado de gestão (ERP).
Atualmente, todas as empresas mais atentas e competitivas do mercado já aderiram a sistemas ERP com integração entre módulos. Tendo um enorme ganho em economia de tempo, pois, sem o retrabalho de construção de lançamentos repetitivos, a ocorrência de erros de controle disponíveis e financeiros, principalmente, foi eliminada.
Você ainda pode usar uma planilha do Excel e fazer suas próprias ordens de serviço, que ainda podem ser impressas antes de serem repassadas à equipe técnica.
Mas, na verdade, isso pode ser uma enorme perda de tempo, já que hoje temos sistemas modernos e fáceis de usar, onde qualquer pessoa pode implantar um sistema de ordem de serviço na empresa em questão de minutos. Todos devidamente automatizados e atendendo a processos padronizados que economizam tempo e eliminam retrabalho.
Assim, você gerará uma ordem de serviço organizada e clara que ainda poderá permitir que você observe todas as etapas do atendimento ao cliente.
Tal como:
– ORÇAMENTO: criação da autorização do cliente;
– ABERTURA: quando o orçamento é aprovado, você abre a O.S informando as datas de início e término do serviço;
– EM ANDAMENTO: estes status costumam ter um controle mais preciso sobre o desenrolar dos atendimentos;
– FINALIZADO: após a finalização do serviço você simplesmente altera o status, e neste momento os valores da O.S são lançados dentro do financeiro (movimento do dia e contas a receber).
Quando a empresa possui um sistema de ordens de serviço, é possível possuir um esboço do setor de serviços, bastando abrir a tela que mostra a lista de todas as ordens de serviço.
Você pode gerar uma ordem de serviço de forma rápida e dinâmica com o sistema MarkupEmpresa. Todas as funcionalidades que mencionamos neste artigo estão dentro do ERP MarkupEmpresa.
Um sistema de gestão que roda totalmente na nuvem, sem a necessidade de colocá-lo nos computadores da empresa e, portanto, sem a necessidade de comprar licenças individuais.
A partir do cadastro de compradores, produtos, serviços e insumos, a MarkupEmpresa oferece todas as ferramentas para formar sua empresa, economizar tempo e evitar erros e retrabalhos.
No módulo de ordens de serviço da MarkupEmpresa, você tem controle total sobre todos os aspectos do atendimento ao cliente, incluindo comunicação via e-mail sempre que o status do O.S mudar (o sistema envia uma mensagem ao seu cliente informando sobre o andamento do serviço. ).
Desta forma, sua empresa tem emissão dinâmica de ordens de serviço e todos os dados necessários para um processo de controle fechado dentro do setor de serviços.
Esperamos que nosso artigo tenha ajudado você a esclarecer as dúvidas mais importantes sobre ordem de serviço e a forma como o sistema MarkupEmpresa pode facilitar sua organização do setor de serviços e reparos do seu negócio.
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